13 Συμβουλές και κόλπα του Excel για να σας κάνουν επαγγελματίες

Το Microsoft Excel είναι μια εφαρμογή με εκατοντάδες εργαλεία και ατελείωτες δυνατότητες. Αυτό μπορεί να είναι αρκετά εκφοβιστικό για τους χρήστες που μόλις ξεκινούν με το λογισμικό. Οι παρακάτω συμβουλές και κόλπα στοχεύουν να κάνουν την εμπειρία σας χρησιμοποιώντας την εφαρμογή καλύτερη και ταχύτερη. Δεν έχει σημασία πόση εμπειρία έχετε με το Microsoft Excel, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε να αυξήσετε την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά σας κατά τη δημιουργία νέων έργων.

Συμβουλές και κόλπα του Microsoft Excel

Σημείωση : Οι παρακάτω συμβουλές είναι γραμμένες για το Excel 2016 ή μεταγενέστερη έκδοση. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Excel ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικά βήματα ή να λείπουν δυνατότητες.



Ας δούμε πώς μπορείτε να γίνετε επαγγελματίας χρήστης του Excel χρησιμοποιώντας απλά 13 συμβουλές και κόλπα.



1. Προσθέστε πολλές σειρές και στήλες ταυτόχρονα
Προσθέστε πολλές σειρές και στήλες ταυτόχρονα

πώς να εισαγάγετε πολλές στήλες ταυτόχρονα στο Excel

Το υπολογιστικό φύλλο είναι το πιο κοινό πράγμα που θα κάνετε στο Excel. Κάθε φορά που δημιουργείτε υπολογιστικά φύλλα, θα προσθέτετε νέες σειρές και στήλες, μερικές φορές εκατοντάδες ταυτόχρονα. Αυτό το απλό κόλπο το καθιστά εύκολο να το κάνετε σε δευτερόλεπτα, αντί να χρειάζεται να προσθέσετε χειροκίνητα νέες καταχωρήσεις.



Αυτός είναι ο τρόπος προσθήκης πολλαπλών σειρών ή στηλών ταυτόχρονα στο Excel.

  1. Επισημάνετε την ίδια ποσότητα σειρών ή στηλών που θέλετε να εισαγάγετε. Οι σειρές και οι στήλες μπορούν να έχουν δεδομένα μέσα τους - αυτό δεν θα επηρεάσει τα νέα κελιά.
  2. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα κελιά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισάγετε από το μενού περιβάλλοντος.
  3. Τα νέα, κενά κελιά θα εμφανίζονται πάνω ή σε κάθε πλευρά του πρώτου κελιού που αρχικά επισημάνετε. Αυτό μπορεί να επιλεγεί.

Όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω παράδειγμα, η δημιουργία νέων κελιών χύμα είναι εξαιρετικά εύκολη και θα σας εξοικονομήσει χρόνο.

2. Εφαρμόστε φίλτρα στα δεδομένα σας
Εφαρμόστε φίλτρα

Φιλτράρισμα του είδους του αντικειμένου που εμφανίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel



Όταν εργάζεστε με σύνολα δεδομένων, η απλούστευση μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε μοτίβα και άλλες σημαντικές πληροφορίες που χρειάζεστε. Η περιήγηση σε εκατοντάδες σειρές και στήλες για συγκεκριμένες καταχωρίσεις δεδομένων αφήνει περιθώριο για λάθη. Αυτό είναι όπου τα φίλτρα δεδομένων του Excel είναι τεράστια βοήθεια.

Όπως υποδηλώνει το όνομα, τα φίλτρα σας βοηθούν να επιμεληθείτε τα δεδομένα σας και σας δείχνουν μόνο τις καταχωρήσεις που ταιριάζουν για συγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια μεγάλη λίστα πελατών, αλλά θέλετε να εμφανίζονται μόνο άτομα από την Καλιφόρνια, εφαρμόστε ένα φίλτρο. Θα κρύψει κάθε καταχώριση πελάτη που καθορίζει μια διαφορετική τοποθεσία. Είναι τόσο εύκολο!

Ας δούμε πώς μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα στα υπολογιστικά φύλλα του Excel.

  1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να φιλτράρετε.
  2. Κάνε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα από την Κορδέλα και επιλέξτε Φίλτρο . Αυτό θα ενεργοποιήσει το φιλτράρισμα για ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο σας, το οποίο μπορείτε να παρατηρήσετε με τα πρόσθετα αναπτυσσόμενα βέλη για κάθε κεφαλίδα.
  3. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος για τη στήλη με την οποία θέλετε να φιλτράρετε. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο.
  4. Επιλέξτε πώς θέλετε να οργανώνονται τα δεδομένα σας. Καταργήστε την επιλογή από οποιαδήποτε επικεφαλίδα που δεν θέλετε να εμφανίζεται και προσαρμόστε τον τρόπο με τον οποίο το Excel ταξινομεί τα υπόλοιπα δεδομένα σας.

3. Καταργήστε τις διπλές καταχωρίσεις με ένα κλικ
Κατάργηση διπλών καταχωρίσεων

Καταργήστε διπλά κελιά στο Excel

Ειδικά σε μεγάλα σύνολα δεδομένων, ενδέχεται να έχετε κάποιες ανεπιθύμητες διπλές καταχωρίσεις. Παρόλο που μπορείτε να βρείτε αυτές τις καταχωρήσεις με μη αυτόματο τρόπο, υπάρχει πολύ πιο γρήγορος τρόπος για να τις αφαιρέσετε χωρίς να αφήσετε τίποτα. Ας δούμε πώς.

  1. Επισημάνετε τη γραμμή ή τη στήλη από την οποία θέλετε να καταργήσετε τα διπλότυπα.
  2. Ανοιξε το Δεδομένα από την Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κατάργηση διπλότυπων κουμπί κάτω Εργαλεία . Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να επιβεβαιώσετε τα δεδομένα με τα οποία θέλετε να εργαστείτε.
  3. Κάνε κλικ στο Κατάργηση διπλότυπων κουμπί. Εδώ είναι!

4. Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους
Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους

Μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι μια τεράστια οπτική βοήθεια όταν αναλύετε σύνολα δεδομένων. Αλλάζει το χρώμα ενός κελιού με βάση τα δεδομένα που περιέχει και τα κριτήρια που έχετε ορίσει. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία χαρτών θερμότητας, κοινών πληροφοριών χρωματικού κώδικα και πολλά άλλα. Ας δούμε πώς μπορείτε να αρχίσετε να εφαρμόζετε αυτήν τη λειτουργία στα υπολογιστικά σας φύλλα.

  1. Επισημάνετε την ομάδα κελιών με τα οποία θέλετε να εργαστείτε.
  2. Βεβαιωθείτε ότι είστε στο Σπίτι από την Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους .
  3. Επίλεξε το λογική θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το αναπτυσσόμενο μενού ή να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα για να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο το Excel αντιμετωπίζει κάθε κελί.
  4. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να παρέχετε στο Excel τους απαραίτητους κανόνες για τη σωστή ταξινόμηση των δεδομένων σας. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί και δείτε τα αποτελέσματά σας.

5. Εισαγάγετε έναν πίνακα από το Διαδίκτυο
Εισαγάγετε έναν πίνακα από το Διαδίκτυο

Εισαγωγή πίνακα από τον Ιστό στο Excel (Πηγή: Analytics Tuts)

Το Excel σάς επιτρέπει να εισάγετε γρήγορα πίνακες από το Διαδίκτυο, χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για τη μορφοποίηση ή τα janky κελιά. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να το κάνετε απευθείας από το ίδιο το λογισμικό.

γιατί δεν θα έχω τον τύπο πληκτρολογίου μου
  1. Μετάβαση στο Δεδομένα από την Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Από τον Ιστό κουμπί.
  2. Στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού, εισαγάγετε τη διεύθυνση URL του ιστότοπου που περιέχει τον πίνακα που θέλετε να εισαγάγετε. Για παράδειγμα, θα συνεργαζόμαστε με ένα Δείγμα δεδομένων του Excel πίνακας από το Contextures.
  3. Χτύπα το Πηγαίνω κουμπί. Μόλις φορτωθεί ο ιστότοπος, μετακινηθείτε προς τα κάτω στον πίνακα που θέλετε να εισαγάγετε.
  4. Κάνε κλικ στο Κάντε κλικ για να επιλέξετε αυτόν τον πίνακα πλαίσιο ελέγχου.
  5. Κάνε κλικ στο Εισαγωγή κουμπί.
  6. Κάντε κλικ στο Εντάξει . Ο πίνακας θα πρέπει να εμφανίζεται στο υπολογιστικό φύλλο σας ως κελιά.

6. Επιταχύνετε τη διαδικασία εργασίας σας με την Αυτόματη Συμπλήρωση
Αυτόματη συμπλήρωση

Χρήση της Αυτόματης Συμπλήρωσης στο Excel

Η εισαγωγή μιας σειράς επαναλαμβανόμενων δεδομένων γίνεται κουραστική αρκετά γρήγορα. Για να το αντιμετωπίσετε, χρησιμοποιήστε την Αυτόματη Συμπλήρωση. Είναι μια εξαιρετικά απλή και εύκολη εφαρμογή μιας δυνατότητας που αναγνωρίζει επαναλαμβανόμενα μοτίβα όπως ημερομηνίες και συμπληρώνει αυτόματα τα κελιά που λείπουν. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

  1. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως μοτίβο.
  2. Αιωρηθείτε στο κάτω δεξιά γωνία ενός κελιού έως ότου ο δρομέας μετατραπεί σε μαύρο + σημάδι. Αυτό δείχνει τη δυνατότητα Αυτόματης Συμπλήρωσης.
  3. Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το ποντίκι σας και, στη συνέχεια, σύρετε τον κέρσορα προς τα κάτω κρατώντας το κλικ. Θα πρέπει να δείτε τα προβλεπόμενα δεδομένα να εμφανίζονται καθώς μετακινείτε το ποντίκι.
  4. Αφήστε το ποντίκι όταν είστε ικανοποιημένοι με τις εγγραφές.

7. Τοποθετήστε ένα στιγμιότυπο οθόνης με ευκολία
Εισαγωγή στιγμιότυπου οθόνης

Εισαγωγή στιγμιότυπου οθόνης στο Excel (Πηγή: WebNots)

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα στιγμιότυπο οθόνης μιας εφαρμογής που έχετε ανοίξει, αλλά δεν θέλετε να περάσετε από τη συχνά περίπλοκη διαδικασία αποθήκευσης μιας, το Excel έχει την πλάτη σας. Χρησιμοποιώντας αυτήν την απλή λειτουργία, μπορείτε να κάνετε λήψη στιγμιότυπου οθόνης σε οποιοδήποτε ενεργό παράθυρο και να εισαγάγετε αμέσως τη ληφθείσα εικόνα στο Excel.

Για να το χρησιμοποιήσετε, απλώς κάντε κλικ στο Εισάγετε και επιλέξτε το Στιγμιότυπο οθόνης . Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα ανοιχτά παράθυρα που έχετε ανοίξει, και μπορείτε να πάτε.

8. Προσθέστε πλαίσια ελέγχου στο υπολογιστικό σας φύλλο
Προσθήκη πλαισίων ελέγχου

Προσθέστε ένα διαδραστικό πλαίσιο ελέγχου σε υπολογιστικά φύλλα του Excel

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου στα υπολογιστικά φύλλα του Excel; Τώρα το κάνεις. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε. Βεβαιωθείτε ότι το δικό σας Προγραμματιστής Η καρτέλα είναι ενεργοποιημένη στο Ribbon!

  1. Επισημάνετε το κελί στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα πλαίσιο ελέγχου.
  2. Μετάβαση στο Προγραμματιστής καρτέλα στην Κορδέλα.
  3. Πρόσθεσε ένα πλαίσιο ελέγχου ή κουμπί επιλογής ανάλογα με το τι χρειάζεστε στο φύλλο σας.

9. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις του Excel

Το Excel παίρνει πάντα την πίστωση που του αξίζει για την παροχή μιας μεγάλης σειράς δυνατοτήτων και δυνατοτήτων στους χρήστες του. Για να γίνετε πραγματικά ειδικοί στο Excel, πρέπει να γνωρίζετε για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου. Εδώ είναι μερικά από τα κορυφαία, οι πιο χρησιμοποιημένες συντομεύσεις Excel πρέπει να γνωρίζετε για να ανεβάσετε το παιχνίδι σας στο Excel τώρα:

  • Επιλέξτε μια στήλη : Κάντε κλικ σε ένα κελί σε μια στήλη και μετά πατήστε το Ctrl + Χώρος κλειδιά.
  • Επιλέξτε μια σειρά : Κάντε κλικ σε ένα κελί στη σειρά και, στη συνέχεια, πατήστε το Βάρδια + Χώρος κλειδιά.
  • Ξεκινήστε μια νέα γραμμή σε ένα κελί : Πατήστε Τα παντα + Εισαγω καθώς πληκτρολογείτε για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή.
  • Εισαγωγή τρέχουσας ώρας : Πάτα το Ctrl + Βάρδια + Άνω και κάτω τελεία () κλειδιά.
  • Εισαγωγή τρέχουσας ημερομηνίας : Πατήστε Ctrl + Άνω και κάτω τελεία () κλειδιά.
  • Απόκρυψη στήλης : Πάτα το Ctrl + 0 κλειδιά.
  • Απόκρυψη μιας σειράς : Πάτα το Ctrl + 9 κλειδιά.
  • Εμφάνιση ή απόκρυψη τύπων : Πάτα το Ctrl + Τίλντε (~) κλειδιά.

10. Αφαιρέστε τις γραμμές πλέγματος από ένα υπολογιστικό φύλλο
Αφαιρέστε τις γραμμές πλέγματος

Εάν θέλετε έναν εντελώς κενό καμβά στο Excel, μπορείτε να καταργήσετε τις γραμμές πλέγματος από οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο με ένα μόνο κλικ. μεταβείτε στο Θέα καρτέλα στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, αποεπιλέξτε το Γραμμές πλέγματος επιλογή στο προβολή Ενότητα.

11. Εισαγάγετε γρήγορα έναν συγκεντρωτικό πίνακα
Εισαγωγή συγκεντρωτικού πίνακα

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι εξαιρετικά χρήσιμοι κατά την ανάλυση και την παρουσίαση των δεδομένων σας. Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα μεταβαίνοντας στο Εισάγετε καρτέλα και κάνοντας κλικ Προτεινόμενοι συγκεντρωτικοί πίνακες .

12. Προσθέστε σχόλια στους τύπους σας
Προσθέστε σχόλια στους τύπους

Τα σχόλια είναι ένας εύκολος τρόπος για να αναζητήσετε τους τύπους σας ή να τους κάνετε πιο κατανοητούς για τους θεατές. Για να προσθέσετε ένα σχόλιο, απλώς προσθέστε + N (Σχόλιο εδώ) μετά τον τύπο σας. Αυτό δεν θα εμφανιστεί στο ίδιο το κελί, ωστόσο, θα μπορείτε να το δείτε στη γραμμή τύπων.

13. Σχεδιάστε τις εξισώσεις σας
Σχεδιάστε εξισώσεις

Το Excel μετατρέπει τις χειρόγραφες εξισώσεις σας σε κείμενο (Πηγή: HowToGeek)

Στο Excel 2016 και μεταγενέστερη έκδοση, μπορείτε να σχεδιάσετε εξισώσεις και να κάνετε το Excel να τις μετατρέψει σε κείμενο.

  1. μεταβείτε στο Εισάγετε καρτέλα στην Κορδέλα.
  2. Κάντε κλικ στο Εξίσωση και μετά επιλέξτε Εξίσωση μελανιού .
  3. Γράψτε την εξίσωση σας μέσα στο κίτρινο κουτί.

Τελικές σκέψεις

Αν ψάχνετε για άλλους οδηγούς ή θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα σχετικά με την τεχνολογία, σκεφτείτε να εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας. Δημοσιεύουμε τακτικά μαθήματα, άρθρα ειδήσεων και οδηγούς για να σας βοηθήσουμε.

Μπορεί να σου αρέσει επίσης:

> Τρόπος αναφοράς ενός άλλου φύλλου στο Excel

σύνδεση στο iTunes Το iPhone είναι απενεργοποιημένο

> Τρόπος δημιουργίας γραμμής κεφαλίδας Excel

> Κορυφαία 51 πρότυπα Excel για ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας

Επιλογή Συντάκτη


Πώς να εγγράψετε ήχο σε Mac

Κέντρο Βοηθείας


Πώς να εγγράψετε ήχο σε Mac

Θέλετε να εγγράψετε ήχο στο Mac σας; Ή φωνητικό σημείωμα; Ακολουθήστε αυτά τα εύκολα και απλά βήματα για την εγγραφή ήχου ή φωνητικής σημείωσης σε Mac.

Διαβάστε Περισσότερα
Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα ράβδων στο Excel

Κέντρο Βοηθείας


Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα ράβδων στο Excel

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε μια απλή, βήμα προς βήμα διαδικασία που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα γράφημα ράβδων στο excel και να κάνετε τα έργα σας πιο εντυπωσιακά.

Διαβάστε Περισσότερα