Τα γεμάτα εισερχόμενα είναι κακές ειδήσεις. Δεν είναι μόνο δύσκολο να βρείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα έχετε σταδιακά όλο και λιγότερα κίνητρα να ανοίγετε την εφαρμογή Mail καθημερινά. Τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε το χάος μεταξύ των μηνυμάτων σας; Απλώς βελτιστοποιήστε τα εισερχόμενα του Outlook χρησιμοποιώντας τα 5 εύκολα βήματα παρακάτω.
Εάν αισθανθήκατε ποτέ άβολα όταν κοιτάτε τα εισερχόμενα email σας, αυτό το άρθρο είναι για εσάς. Σταματήστε να αφήνετε τα e-mail να συσσωρεύονται και να σας εισβάλλουν με ειδοποιήσεις απλώς βελτιστοποιώντας τα εισερχόμενά σας. Δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε συνεχώς τα μηνύματά σας και να ξοδεύετε ώρες στο τέλος προσπαθώντας να διαγράψετε τα πάντα. Απλώς ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα 5 εύκολα βήματα στο Outlook για Microsoft 365 και τακτοποιήστε τα πάντα για εσάς.
Σημείωση : Οι περισσότερες από αυτές τις δυνατότητες ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365 / Office 365. Ωστόσο, ορισμένες από αυτές είναι επίσης διαθέσιμες μέσω της υπηρεσίας email της Microsoft, Outlook.com.
Βελτιστοποιήστε τα Εισερχόμενα του Outlook σε 5 Εύκολα Βήματα
Ας δούμε πώς μπορείτε να γίνετε επαγγελματίας του Outlook στην οργάνωση της αλληλογραφίας σας και, τέλος, να επιτύχετε αυτά τα εισερχόμενα μηδενικών ειδοποιήσεων που ονειρευτήκατε.
1. Εκκαθάριση διαγράφοντας διπλά email
Γνωρίζατε ότι το Outlook διαθέτει ένα αυτοματοποιημένο εργαλείο για τη διαγραφή διπλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Τώρα το κάνεις. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία για να μειώσετε γρήγορα τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αναζητάτε καθημερινά με λίγα μόνο κλικ.
- Ανοίξτε τα εισερχόμενα που θέλετε να διαγράψετε. Φροντίστε να παραμείνετε στην προεπιλογή Σπίτι καρτέλα - μπορείτε να ελέγξετε σε ποια καρτέλα βρίσκεστε κοιτάζοντας τη διεπαφή κεφαλίδας Ribbon.
- Αναπτύξτε το Καθάρισε αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε είτε Καθαρισμός φακέλου ή Εκκαθάριση συνομιλίας , ανάλογα με τις ανάγκες σας.
- Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα στην οθόνη σας. Επιβεβαιώστε ότι θέλετε να διαγράψετε τη συνομιλία ή το φάκελο και δείτε πώς μειώνεται ο αριθμός των μη αναγνωσμένων email στα εισερχόμενά σας.
Αυτό που είναι καλό για τη λειτουργία Clean Up είναι το γεγονός ότι όλα τα διαγραμμένα στοιχεία μπορούν να ανακτηθούν για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Μπορείτε να τα βρείτε στο Διεγραμμένα αντικείμενα φάκελο στο πλάι του παραθύρου του Outlook.
2. Δημιουργήστε φακέλους για τα email σας
Το να έχετε κάθε ένα από τα εισερχόμενα μηνύματα σε έναν φάκελο μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Σίγουρα, τα ανεπιθύμητα μηνύματα συνήθως ταξινομούνται στην κατηγορία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, αλλά όλα τα άλλα εξαρτώνται από εσάς. Προτείνω προσωπικά να δημιουργήσετε ορισμένους βασικούς φακέλους και να ταξινομήσετε την εισερχόμενη αλληλογραφία σας κάθε μέρα.
Σε συνέχεια του Τελειώνοντας τα πράγματα ® ή GTD ® μεθοδολογία οργάνωσης εργασιών, μπορείτε εύκολα να βελτιώσετε την παραγωγικότητα με το Outlook. Πρώτον, θα πρέπει να δημιουργήσετε τρεις διαφορετικούς φακέλους:
- Εισερχόμενα (Προεπιλογή) - Αφήστε σημαντικά email στα προεπιλεγμένα εισερχόμενά σας. Αυτά πρέπει να είναι μηνύματα τα οποία μπορείτε να απαντήσετε αμέσως ή πρέπει να τα παρακολουθήσετε επειγόντως.
- Να κάνω - Σύρετε μη επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο. Μπορείτε να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά και να τείνετε σε αυτά τα μηνύματα αργότερα κατά τη διάρκεια της ημέρας.
- Ακολουθω - Μετακινήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο που έχετε θέσει σε αναμονή, όπως απαντήσεις που περιμένετε ή εργασίες που έχετε αναβάλει.
- Υπενθυμίσεις - Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαιτούν από εσάς να απαντήσετε καθόλου. Φυλάξτε τα σε ξεχωριστό φάκελο, ώστε να μπορείτε πάντα να κοιτάτε πίσω και να τα βρίσκετε εύκολα.
Σημείωση : Για να δημιουργήσετε νέους φακέλους, απλώς κάντε κλικ στο φάκελο εισερχομένων σας και επιλέξτε Νέος φάκελος. Εδώ, απλώς πληκτρολογήστε το όνομα και πατήστε enter.
Θα πρέπει να ξεκινήσετε κάθε μέρα ταξινομώντας τα email σας σε αυτές τις κατηγορίες και, στη συνέχεια, προγραμματίστε μια ώρα για να τείνετε στο φάκελο 'Εκκρεμότητες' αργότερα. Φροντίστε να μείνετε συνεπείς με αυτό! Μπορείτε να συνεχίσετε την ταξινόμηση που λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλη την ημέρα.
Εάν χρειαστεί, μην φοβάστε να δημιουργήσετε περισσότερους φακέλους, αυτή η μέθοδος θα πρέπει να είναι εξατομικευμένη μόνο για εσάς και εσάς.
3. Χρησιμοποιήστε την προβολή εργασιών
Γνωρίζατε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες από email; Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα που θέλετε να μετατρέψετε σε μια εργασία, απλώς σύρετέ το στο εικονίδιο λίστας εργασιών του Outlook για να εμφανιστεί ο οδηγός ρύθμισης εργασιών. Εδώ, μπορείτε να δώσετε στην εργασία σας ένα όνομα, περιγραφή και ακόμη και να ορίσετε μια υπενθύμιση.
Εάν ορίσετε μια υπενθύμιση, οι εργασίες θα εμφανιστούν παρόμοια με μια υπενθύμιση σύσκεψης την καθορισμένη ώρα. Αυτό σας επιτρέπει να παραμένετε οργανωμένοι και να δημιουργείτε εργασίες με ευκολία, απευθείας από τα εισερχόμενα email σας.
4. Ορίστε κανόνες για αυτόματη ταξινόμηση εισερχόμενης αλληλογραφίας
Οι κανόνες σάς επιτρέπουν να μετακινείτε, να επισημαίνετε και να απαντάτε σε μηνύματα email αυτόματα, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη τη λειτουργία του Outlook. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για την αναπαραγωγή ήχων, τη μετακίνηση μηνυμάτων σε φακέλους ή την αυτόματη εμφάνιση ειδοποιήσεων νέων στοιχείων.
Προσωπικά, βρίσκω τον πιο χρήσιμο κανόνα τη δυνατότητα μετακίνησης ενός αντικειμένου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή με ορισμένες λέξεις-κλειδιά στη γραμμή θέματος σε έναν άλλο φάκελο. Αυτό σημαίνει ότι εάν πληρούνται ορισμένα κριτήρια, ένα email θα μετακινηθεί στα καθορισμένα εισερχόμενα χωρίς να χρειάζεται να το αγγίξετε.
Ακολουθεί ένας βασικός οδηγός για τον τρόπο ρύθμισης ενός κανόνα στο Outlook.
- Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας ή σε άλλο φάκελο email και επιλέξτε Κανόνες .
- Ορίστε μία από τις επιλογές. Για να δείτε περισσότερες επιλογές, επιλέξτε Δημιουργήστε κανόνα .
- Στο Δημιουργήστε κανόνα πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε ένα ή περισσότερα από τα τρία πρώτα πλαίσια ελέγχου.
- Στο Κάντε τα εξής ενότητα, εάν θέλετε ο κανόνας να μεταφέρει ένα μήνυμα σε ένα φάκελο, επιλέξτε το Μετακίνηση αντικειμένου σε φάκελο κουτί.
- Επιλέξτε το φάκελο προορισμού από το Επιλέξτε φάκελο διαλόγου που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει .
- Κάντε κλικ Εντάξει για άλλη μια φορά για να αποθηκεύσετε τον κανόνα σας.
5. Επωφεληθείτε από τις κατηγορίες
Η χρωματική κωδικοποίηση των email σας θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να ομαδοποιήσετε εύκολα τα σχετικά στοιχεία στο Outlook. Μπορείτε να επιλέξετε από ένα σύνολο προεπιλεγμένων κατηγοριών ή να δημιουργήσετε τις δικές σας και, στη συνέχεια, να αντιστοιχίσετε τις κατηγορίες στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.
Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρωμάτων από το παράθυρο ανάγνωσης ή ένα ανοιχτό μήνυμα, επιλέξτε Ταξινομώ από το Ετικέτες ομάδα στην κορδέλα και επιλέξτε μια κατηγορία από τη λίστα.
Τελικές σκέψεις
Αν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα σχετικά με τη σύγχρονη τεχνολογία, σκεφτείτε να εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο. Δημοσιεύουμε τακτικά μαθήματα, άρθρα ειδήσεων και οδηγούς για να σας βοηθήσουμε στην καθημερινή σας τεχνολογική ζωή.
