Πώς να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο στο Excel

Μεγάλα σύνολα δεδομένων ενδέχεται να απαιτούν να χωρίσετε τα ονόματα και τα επώνυμα ατόμων στους πίνακες δεδομένων σας. Σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να μάθετε πώς να το κάνετε ακριβώς αυτό. Τεμαχίστε τα δεδομένα σας με ευκολία ακολουθώντας αυτό το σεμινάριο Excel για αρχάριους και ενδιάμεσους χρήστες.

όλα τα εικονίδια μου στην επιφάνεια εργασίας μου εξαφανίστηκαν

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε για τη δημιουργία ενός εξατομικευμένου προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε μήνυμα πρέπει να περιέχει το όνομα του παραλήπτη - αν θέλετε αυτό να είναι πιο φιλικό, θα θέλατε να χρησιμοποιείτε μόνο τα πρώτα ονόματα. Ευτυχώς, Προέχω σας δίνει την επιλογή να χωρίσετε τα ονόματα και τα επώνυμα σε ξεχωριστά κελιά.

Η ύπαρξη πολλών δεδομένων σε ένα μόνο κελί θα παρουσιάσει συχνά προβλήματα. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι εξατομίκευση. Μερικές φορές, υπερβολικά μεγάλο πεδίο μπορεί να εμποδίσει την ικανότητά σας να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω μεθόδους για να διαχωρίσετε περισσότερα είδη δεδομένων στα δικά τους κελιά, όπως διευθύνσεις, γενέθλια και ούτω καθεξής.

Διαχωρίστε τα ονόματα και τα επώνυμα στο Excel

Στους παρακάτω οδηγούς, μπορείτε να μάθετε πώς να διαχωρίζετε τα ονόματα και τα επώνυμα στο Excel. Για τους σκοπούς αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιούμε το πιο πρόσφατο Microsoft Excel 2019 , ωστόσο, τα βήματα λειτουργούν σε όλες τις εκδόσεις του λογισμικού.

Θέλετε δωρεάν πρόσβαση στο Excel; Δοκιμάστε Excel Online , η συνεχώς αναπτυσσόμενη διαδικτυακή έκδοση του λογισμικού, η οποία παρέχεται από τη Microsoft. Εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Μέθοδος 1. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση Text to Columns

Το Κείμενο σε στήλες στο Excel σάς επιτρέπει να διαχωρίζετε τιμές κειμένου σε ξεχωριστά κελιά στη σειρά. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε ένα όνομα και επώνυμο από το πλήρες όνομα.

1. Ανοίξτε το έγγραφο του Excel που περιέχει τα ονόματά σας ή δημιουργήστε ένα νέο και ρυθμίστε τα δεδομένα σας. Βεβαιωθείτε ότι τα κελιά σας έχουν ρυθμιστεί με παρόμοιο τρόπο με το παρακάτω παράδειγμα:
   
   
2. Χρησιμοποιήστε τον κέρσορα για να επιλέξετε όλα τα ονόματα στη στήλη πλήρους ονόματος. Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε A2: A10.
   
   
3. Μετάβαση στο Δεδομένα στην καρτέλα σας. Αυτό πρέπει να βρίσκεται μεταξύ της καρτέλας Τύποι και της καρτέλας Έλεγχος.
   
   
4. Κάνε κλικ στο Κείμενο σε στήλες κουμπί, που βρίσκεται στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων. (Δείτε την παρακάτω εικόνα)
   
   
5. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο και θα ξεκινήσει ο Οδηγός μετατροπής κειμένου σε στήλες. Αυτό μπορεί να χωριστεί σε 3 βήματα, καθένα από τα οποία απαιτεί από εσάς να κάνετε προσαρμογές.
6. Στο Βήμα 1, επιλέξτε Οριοθετημένο στην ενότητα Αρχικός τύπος δεδομένων. Αυτό θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε χώρο ως διαχωριστικό μεταξύ των ονομάτων και των επώνυμων. Κάντε κλικ στο Επόμενο να προχωρήσει.
   
   
7. Στο Βήμα 2, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποεπιλέξει όλα τα Διαχωριστικά πρώτα και, στη συνέχεια, ελέγξτε Χώρος μόνο. Για άλλη μια φορά, κάντε κλικ στο Επόμενο να προχωρήσει.
   
   
8. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πεδίο για την έξοδο σας στο Προορισμός Ενότητα. Για παράδειγμα, επιλέξαμε το πρώτο κελί στη στήλη Όνομα, B2. Κάντε κλικ Φινίρισμα για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
   
   

Όπως φαίνεται παρακάτω, καταφέραμε να διαχωρίσουμε με επιτυχία τα ονόματα και τα επώνυμα από ένα μόνο κελί σε 2 ξεχωριστά κελιά. Αυτό ανοίγει μια πληθώρα επιλογών για εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανάλυση δεδομένων και πολλά άλλα.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν εργάζεστε με αυτήν τη μέθοδο. Σημειώστε τις ακόλουθες προειδοποιήσεις:

• Τα δεδομένα στα κελιά σας είναι στατικός . Όταν επεξεργάζεστε το πλήρες όνομα, το όνομα και το επώνυμο δεν θα προσαρμόζονται ανάλογα με τις αλλαγές σας. Θα πρέπει να τα επεξεργαστείτε χειροκίνητα για να αντικατοπτρίσετε τις αλλαγές.
• Εάν δεν καθορίσετε ένα κελί προορισμού, θα γίνει Κείμενο σε στήλη αντικαθιστά την τρέχουσα στήλη. Αυτό διαγράφει τα πλήρη ονόματα πεδίων, αντικαθιστώντας τα με ξεχωριστά ονόματα και επώνυμα.
• Θέλετε μόνο το όνομα ή το επώνυμο μόνο; Σε Βήμα 3 , επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να παραλείψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Να μην γίνει εισαγωγή στήλης (παράλειψη) επιλογή.

Η μέθοδος Κείμενο σε στήλες ταιριάζει καλύτερα όταν εργάζεστε με συνεπή δεδομένα. Για παράδειγμα, όταν όλα τα ονόματα έχουν μόνο όνομα και επώνυμο ή όλα τα ονόματα έχουν μεσαίο όνομα. Η ανάμιξη και η αντιστοίχιση θα οδηγήσουν σε λανθασμένα αποτελέσματα - εάν τα δεδομένα σας είναι ασυνεπή, συνεργαστείτε με τύπους.

Μέθοδος 2. Τύποι

Μια διαφορετική προσέγγιση για το διαχωρισμό των πρώτων και των επώνυμων στο Excel είναι με τη χρήση τύπων. Για αυτό, θα χρειαστείτε 3 διαφορετικούς τύπους, ανάλογα με το αν έχετε μεσαία ονόματα στη λίστα σας.

Το πλεονέκτημα της χρήσης τύπων είναι ο δυναμικός τρόπος εξαγωγής δεδομένων. Εάν αλλάξετε το πλήρες όνομα, η αλλαγή θα αντικατοπτρίζεται αυτόματα και στα διαχωρισμένα κελιά πρώτου, μεσαίου και επώνυμου.

Ενώ αυτή η μέθοδος είναι πιο προηγμένη, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε. Ας αρχίσουμε να αναλύουμε τους 3 τύπους που θα χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε τα πλήρη ονόματα.

1. Φόρμουλα για να πάρει το όνομα

Για να διαχωρίσετε το όνομα από το πλήρες όνομα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο. Απλώς επιλέξτε οποιοδήποτε κενό κελί ως προορισμό και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ακόλουθα: = ΑΡΙΣΤΕΡΑ (A2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (', A2) -1)

Αυτός ο τύπος υποθέτει ότι το πλήρες όνομα περιέχεται στο κελί A2. Εάν η δική σας είναι σε διαφορετική θέση, φροντίστε να την αλλάξετε στον τύπο. Για παράδειγμα. Εάν το πρώτο όνομα πλήρους ονόματος είναι D7, ο τύπος θα αλλάξει σε: = ΑΡΙΣΤΕΡΑ (D7, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (', D7) -1)

Αφού εκτελέσετε τον τύπο μία φορά, μπορείτε εύκολα να τον επαναλάβετε τοποθετώντας τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού και σύροντάς τον προς τα κάτω. Αυτό θα προσαρμόσει αυτόματα τον τύπο για τα άλλα πεδία πλήρους ονόματος και θα διαχωρίσει το όνομα:

άλλος υπολογιστής σε αυτό το δίκτυο έχει την ίδια διεύθυνση IP με αυτόν τον υπολογιστή

Σύνδεσμος Imgur

2. Τύπος για να πάρει το μεσαίο όνομα

Ας υποθέσουμε ότι ορισμένες από τις καταχωρίσεις πλήρους ονόματος στο σύνολο δεδομένων σας έχουν μεσαίο όνομα. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θέλετε να τα εξαγάγετε στη δική τους στήλη. Ο ακόλουθος τύπος θα σας επιτρέψει να κάνετε ακριβώς αυτό: = MID (A2, SEARCH ('', A2) + 1, SEARCH ('', SUBSTITUTE (A2, '', '@', 1)) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ('', A2))

Και πάλι, αυτός ο τύπος υποθέτει ότι το πλήρες όνομα περιέχεται στο κελί Α2. Εάν δεν είναι δικό σας, φροντίστε να το προσαρμόσετε στον ίδιο τον τύπο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λαβή μεταφοράς για να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε αυτόματα τον τύπο στα άλλα κελιά πλήρους ονόματος και να συμπληρώσετε τη στήλη μεσαίου ονόματος.

Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε συνεπή δεδομένα - εάν ορισμένες από τις καταχωρήσεις έχουν μεσαία ονόματα, ενώ άλλες δεν έχουν, τα μεσαία ονόματα που λείπουν θα αντικατασταθούν με #ΑΞΙΑ! Λάθος. Θα πρέπει να τα απαλλαγείτε χειροκίνητα.

3. Τύπος για να λάβετε το επώνυμο

Τέλος, ο τελευταίος τύπος χρησιμοποιείται για να εξαγάγετε το επώνυμο από ένα πλήρες όνομα. Απλώς επιλέξτε ένα κελί προορισμού και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ακόλουθα: = ΔΕΞΙΟ (A2, LEN (A2) - SEARCH ('', A2))

Ακριβώς όπως και οι προηγούμενοι τύποι, αυτό υποθέτει επίσης ότι το πλήρες όνομα περιέχεται στο κελί A2. Εάν η δική σας είναι διαφορετική, φροντίστε να την προσαρμόσετε στον ίδιο τον τύπο. Χρησιμοποιήστε τη λαβή μεταφοράς για να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε αυτόματα τον τύπο στα άλλα κελιά πλήρους ονόματος και συμπληρώστε τη στήλη επώνυμου.

Σε περίπτωση που έχετε επίσης μεσαία ονόματα, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο: = ΔΕΞΙΟ (A2, LEN (A2) -SEARCH ('@', SUBSTITUTE (A2, '', '@', LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, '', ''))))))

Και πάλι, αντικαταστήστε τυχόν παρουσίες του κελιού A2 εάν το πλήρες όνομά σας βρίσκεται σε διαφορετικό πεδίο.

Μέθοδος 3. Βρείτε και αντικαταστήστε

Χρησιμοποιώντας χαρακτήρες μπαλαντέρ, μπορείτε να διαχωρίσετε τα ονόματα και τα επώνυμα με τα Excel Βρίσκω και αντικαθιστώ λειτουργία. Αυτό είναι λίγο περίεργο, αλλά λειτουργεί, και μπορεί να είναι πιο γρήγορο από τις άλλες επιλογές. Ας δούμε πώς μπορείτε να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα χρησιμοποιώντας το

1. Αποκτήστε το όνομα χρησιμοποιώντας Εύρεση & αντικατάσταση

1. Επιλέξτε όλα τα κελιά με πλήρη ονόματα και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά και επιλέξτε αντίγραφο από το μενού περιβάλλοντος. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το Ctrl + ντο συντόμευση πληκτρολογίου.
   
   
2. Επιλέξτε το κελί προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση από το μενού περιβάλλοντος. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Ctrl + Β συντόμευση πληκτρολογίου. Θα πρέπει να έχετε ένα ακριβές αντίγραφο των πλήρων ονομάτων.
   
   
3. Διατηρήστε τη δεύτερη στήλη επιλεγμένη και παραμείνετε στην Σπίτι αυτί. Κάνε κλικ στο Εύρεση & Επιλογή κουμπί από την ενότητα Επεξεργασία στην άκρη δεξιά.
   
   
4. Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Αντικαθιστώ . Θα εμφανιστεί ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο.
   
   
5. Τύπος Α χώρος () χαρακτήρα και μετά ένα αστερίσκος (*) στο πεδίο Εύρεση τι. Αφήστε το άλλο πεδίο κενό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντικαταστήστε όλα .
   
   
6. Ολοκληρώθηκε!

2. Λάβετε το επώνυμο χρησιμοποιώντας Εύρεση & αντικατάσταση

1. Επιλέξτε όλα τα κελιά με πλήρη ονόματα και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά και επιλέξτε αντίγραφο από το μενού περιβάλλοντος. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το Ctrl + ντο συντόμευση πληκτρολογίου.
   
   
2. Επιλέξτε το κελί προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση από το μενού περιβάλλοντος. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Ctrl + Β συντόμευση πληκτρολογίου. Θα πρέπει να έχετε ένα ακριβές αντίγραφο των πλήρων ονομάτων.
   
   
3. Διατηρήστε τη δεύτερη στήλη επιλεγμένη και παραμείνετε στην Σπίτι αυτί. Κάνε κλικ στο Εύρεση & Επιλογή κουμπί από την ενότητα Επεξεργασία στην άκρη δεξιά.
   
   
4. Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Αντικαθιστώ . Θα εμφανιστεί ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο.
   
   
5. Πληκτρολογήστε ένα αστερίσκος (*) , και μετά χώρος () χαρακτήρα στο πεδίο Εύρεση τι. Αφήστε το άλλο πεδίο κενό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντικαταστήστε όλα .
   
   
6. Ολοκληρώθηκε!

Τελικές σκέψεις

Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο μπόρεσε να σας διδάξει πώς να διαχωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε ονόματα και επώνυμα στο Microsoft Excel. Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω μεθόδους για να δημιουργήσετε εύκολα, πλούσια, εξατομικευμένα φύλλα δεδομένων. Μπορείτε ακόμη και να συνδυάσετε και να συνδυάσετε διαφορετικές τεχνικές για να επιταχύνετε τη ροή εργασίας σας!

Πριν φύγεις

Επιστρέψτε στον ιστότοπο του κέντρου βοήθειας εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια με το Excel. Επιστρέψτε σε μας για πιο ενημερωτικά άρθρα που σχετίζονται με την παραγωγικότητα και τη σύγχρονη τεχνολογία!

Θέλετε να λαμβάνετε προσφορές, προσφορές και εκπτώσεις για να λάβετε τα προϊόντα μας στην καλύτερη τιμή; Μην ξεχάσετε να εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο εισάγοντας τη διεύθυνση email σας παρακάτω! Λάβετε τα τελευταία νέα της τεχνολογίας στα εισερχόμενά σας και γίνετε οι πρώτοι που θα διαβάσετε τις συμβουλές μας για να γίνετε πιο παραγωγικοί.

μπορεί να σου αρέσει επίσης

Τρόπος ομαδοποίησης φύλλων εργασίας στο Excel
Πώς να προσθέσετε μια γραμμή Best Fit στο Excel
Τρόπος εκτύπωσης γραμμών πλέγματος στο Excel