Η εργασία των υπαλλήλων σας από το σπίτι είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε την κοινωνική απόσταση κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19 πιο αποτελεσματική. Η απομακρυσμένη βοήθεια βοηθά επίσης στη μείωση του κόστους προς το παρόν, κάτι που είναι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις με προϋπολογισμό. Ενώ οι μεγάλες εταιρείες το έχουν καταλάβει από την αρχή, οι μικρότεροι οργανισμοί μπορεί να δυσκολεύονται να δημιουργήσουν ένα επιτυχημένο απομακρυσμένο σύστημα.
Είμαστε εδώ για να βοηθήσουμε Κάντε τη μετάβαση όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη.
Αυτό το άρθρο επικεντρώνεται στην απαρίθμηση όλων των βασικών εργαλείων που χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού απομακρυσμένου περιβάλλοντος. Η λίστα ελέγχου αποτελείται από εργαλεία και βήματα που πρέπει να ακολουθήσει κάθε μικρή και μεσαία επιχείρηση προκειμένου να απομακρυνθεί και να παραμείνει αποτελεσματική ενώ το κάνει.
1. Αποκτήστε όλο το απαραίτητο υλικό
Προκειμένου να αρχίσει να εργάζεται εξ αποστάσεως, όλοι οι υπάλληλοι απαιτούν υλικό για πρόσβαση σε ιστότοπους, κοινή χρήση και επεξεργασία εγγράφων και δημιουργία επικοινωνίας με άλλα μέλη της εταιρείας. Τις περισσότερες φορές, αυτό σημαίνει είτε εταιρικό εξοπλισμό είτε προσωπικό εξοπλισμό.
Κάθε υπάλληλος πρέπει να διαθέτει έναν φορητό υπολογιστή ή έναν υπολογιστή για να εργαστεί, είτε ανήκει στην εταιρεία είτε από μια προσωπική συσκευή, εξαρτάται από την προτίμηση της εταιρείας σας. Εάν θέλετε οι εργαζόμενοί σας να έχουν μια πιο επαγγελματική και ασφαλή εμπειρία και να έχουν τον προϋπολογισμό, σας συνιστούμε να διανείμετε συσκευές της εταιρείας. Μπορείτε να ρυθμίσετε περιορισμούς, να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα και να επιτρέψετε στους υπαλλήλους σας να διαχωρίσουν ευκολότερα την προσωπική και επαγγελματική ζωή.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοι διαθέτουν μια κατάλληλη συσκευή για να εργαστούν για τον τομέα τους. Για παράδειγμα, ένας σχεδιαστής γραφικών θα χρειαστεί έναν υπολογιστή εξοπλισμένο για να χειριστεί εφαρμογές με βαρύ πόρο, ενώ ένας συγγραφέας μπορεί να το κάνει με λιγότερο ισχυρό εξοπλισμό.
Εάν η εταιρεία σας παραδίδει εξοπλισμό σε εργαζόμενους, φροντίστε να παρακολουθείτε ποια συσκευή και πού πηγαίνει. Σας συνιστούμε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με πληροφορίες όπως σειριακούς αριθμούς συσκευών, το όνομα και την υπογραφή του υπαλλήλου σας, καθώς και το μοντέλο της συσκευής. Αυτό διασφαλίζει ότι καμία συσκευή δεν μπερδεύεται ή χάνεται.
2. Βελτιώστε την ασφάλεια με τις υπηρεσίες VPN
Το VPN είναι το αρκτικόλεξο του εικονικού ιδιωτικού δικτύου. Εν ολίγοις, το VPN είναι ένα εικονικό καλώδιο που συνδέει έναν υπολογιστή σε ένα μη τοπικό δίκτυο και παρέχει μια ασφαλή σύνδεση κρυμμένη από εξωτερικούς. Πρόκειται για μια εξαιρετικά χρήσιμη υπηρεσία για απομακρυσμένους εργαζόμενους, καθώς μειώνει τον κίνδυνο πιθανής έκθεσης εμπιστευτικών πληροφοριών.
Τα πολλά άλλα οφέλη από τη χρήση ενός VPN περιλαμβάνουν την πρόσβαση σε ιστότοπους που έχουν αποκλειστεί στη χώρα ή την περιοχή ενός υπαλλήλου, αυξημένο απόρρητο από τους παρόχους υπηρεσιών διαδικτύου, προστασία έναντι των χάκερ, καθώς και καλύτερες συνδέσεις στο Διαδίκτυο με διακομιστές χρησιμοποιώντας ιδιωτικές, απευθείας διαδρομές.
Το iPhone 5s απενεργοποιήθηκε σύνδεση σε iTunes
Τα VPN έχουν το δικό τους σύνολο τρωτών σημείων, καθώς οι εισβολείς προσπαθούν να εκμεταλλευτούν συγκεκριμένα αδύνατα σημεία και να εκμεταλλευτούν τα πρωτόκολλα κρυπτογράφησης. Ωστόσο, οι υπάλληλοί σας εξακολουθούν να είναι ασφαλέστεροι με ένα VPN, καθώς οι εισβολείς θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο και πόρους για να τους εντοπίσουν, γεγονός που καθιστά λιγότερο πιθανό να στοχεύσουν.
Οι προτάσεις μας για ένα VPN περιλαμβάνουν NordVPN , ExpressVPN , και CyberGhost . Όλες αυτές οι υπηρεσίες είναι γρήγορες, εύχρηστες και οικονομικές για μικρές επιχειρήσεις.
3. Παρακολουθήστε το χρόνο
Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να ελέγξετε εάν ένας υπάλληλος εργάζεται αυτοπροσώπως όπως θα κάνατε στο γραφείο, θα πρέπει να μπορείτε να δείτε πότε ρολογούνται σχεδόν. Μπορείτε πάντα να τους ζητήσετε να το γράψουν απλώς και να σας το στείλουν, ωστόσο, αυτό δεν είναι αποτελεσματικό και αφήνει πολύ ελεύθερο χώρο για τους υπαλλήλους.
Ένας πιο ακριβής και αποτελεσματικός τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εικονικό Time Tracker, το οποίο σας ενημερώνει μόλις αρχίσει ή σταματήσει να εργάζεται ένας υπάλληλος. Άλλες χρήσιμες λειτουργίες που βρίσκονται σε αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τη διεύθυνση IP από την οποία εργάστηκε ο υπάλληλός σας, η οποία μπορεί να σας εξασφαλίσει ότι βρίσκεται στο σπίτι τους.
Ο χρόνος καταγραφής είναι επίσης απαραίτητος για να προσδιορίσετε πόσες ώρες έχει περάσει ένας εργαζόμενος στην εργασία. Αυτό είναι σημαντικό εάν πληρώνετε άτομα με βάση την ωριαία τιμή, καθώς χρειάζεστε μια ακριβή αναφορά. Η σύζευξη με εργαλεία παρακολούθησης υπολογιστή μπορεί να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί σας δεν προσπαθούν να εξαπατήσουν το σύστημα.
Για τους σκοπούς αυτούς, συνιστούμε να ενσωματώσετε τα εργαλεία που προσφέρονται από iSolved , καθώς και η Τόγκλ εφαρμογή.
4. Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας
Η συνομιλία μέσω τηλεφώνου δεν αρκεί κατά τη μετάβαση σε απομακρυσμένη εργασία. Πρέπει να επωφεληθείτε από διάφορα εργαλεία επικοινωνίας για να συμβαδίσετε με τους υπαλλήλους σας, να απαντήσετε και να κάνετε ερωτήσεις, να μοιραστείτε αρχεία και να κάνετε τακτικούς ελέγχους για κάθε τρέχον έργο. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλοί λύσεις που απευθύνονται σε διαφορετικές ομάδες ανθρώπων για να διαλέξετε.
Ακολουθούν ορισμένες από τις προτάσεις μας:
- Διχόνοια : Ενώ το Discord ξεκίνησε ως μια πιο ελκυστική εφαρμογή για νεαρότερο κοινό, έχει εξελιχθεί σε ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα λογισμικά για επικοινωνιακούς σκοπούς. Με τη δυνατότητα συνομιλίας ένας προς έναν, σε ομάδες και σε αποκλειστικούς διακομιστές, το Discord καλύπτει όλες τις ανάγκες επικοινωνίας που μπορεί να έχει μια επιχείρηση. Το καλύτερο είναι ότι είναι όλα δωρεάν.
- Χαλαρότητα : Εάν χρειάζεστε μια πιο επαγγελματική λύση, η Slack έχει την πλάτη σας. Σας επιτρέπει να συγκεντρώσετε τους υπαλλήλους σας και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε διάφορα κανάλια για συνομιλία, ανακοινώσεις, ενημερώσεις και εργασία. Αυτό που το ξεχωρίζει από άλλες λύσεις επικοινωνίας είναι η επαγγελματική ενοποίηση με επιχειρηματικά εργαλεία όπως το Dropbox, το Ημερολόγιο του Outlook, το Salesforce και το Jira Cloud.
- Ομάδες Microsoft : Η εταιρεία σας συνεργάζεται με προϊόντα του Office όπως το Word ή το Excel; Η λύση all-in-one για επικοινωνία πρέπει να είναι το Microsoft Teams. Σας επιτρέπει να ρυθμίσετε μια εικονική έκδοση της εταιρείας σας και, στη συνέχεια, σας δίνει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να κάνετε απομακρυσμένες τις προσωπικές σας δραστηριότητες. Συνομιλήστε, ξεκινήστε βιντεοκλήσεις, πραγματοποιήστε συνέδρια και ενσωματώστε με εφαρμογές του Office για να συνεργαστείτε και να μοιραστείτε έργα.
- Ανίπταμαι διαγωνίως : Για επιχειρήσεις που εκτιμούν συνέδρια, το Zoom είναι ο καλύτερος τρόπος για να συνδεθείτε με τους υπαλλήλους σας πρόσωπο με πρόσωπο ακόμη και εκατοντάδες μίλια μακριά μεταξύ τους. Απολαύστε κλήσεις υψηλής ποιότητας που μπορούν να κρατήσουν μεγάλο αριθμό συνοδών.
5. Συνεργαστείτε με υπαλλήλους
Ενώ η απλή επικοινωνία με άλλους μπορεί να γίνει πολύ συνεργατική, μπορείτε πάντα να το βελτιώσετε εκμεταλλευόμενοι σουίτες σχεδιασμένες για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Συνδυάστε το με ηχητικές ή βιντεοκλήσεις για να βελτιώσετε περαιτέρω την αποτελεσματικότητα της εργασίας μαζί με άλλους υπαλλήλους.
Οι προτάσεις μας είναι οι εξής:
πώς να φτιάξετε μια κρεμαστή εσοχή
- Γραφείο 365 (τώρα γνωστό ως Microsoft 365 ): Ίσως η πιο δημοφιλής σουίτα εφαρμογών που είναι διαθέσιμη σήμερα, το Microsoft 365 είναι μια εξαιρετική λύση για εργαζόμενους που θέλουν να συνεργαστούν σε μεγάλα έργα. Με εργαλεία για τη σύνταξη δοκιμίων, τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων, τη διαχείριση δεδομένων και ακόμη και τη δημιουργία γραφικών, μπορείτε εύκολα να συνεργαστείτε σε μια ποικιλία έργων.
- G Suite : Αυτό που κάνει το G Suite της Google μια εκπληκτική επιλογή συνεργασίας είναι η διαθεσιμότητά του. Το μόνο που χρειάζεστε για να συνεργαστείτε είναι ένας υπολογιστής και το πρόγραμμα περιήγησής σας - δεν απαιτείται εγκατάσταση. Εργαστείτε σε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και ακόμη και παρουσιάσεις μαζί με τους συνομηλίκους σας, με τον αποθηκευτικό χώρο και την κοινή χρήση αρχείων μέσω του Google Drive.
- δουλεύω : Ενώ αυτή η σουίτα είναι διαθέσιμη μόνο για χρήστες Mac, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για το ενδεχόμενο επένδυσης χρημάτων. Δημιουργήστε όμορφα έγγραφα με βελτιωμένα εργαλεία και συνεργαστείτε με συναδέλφους υπαλλήλους χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για περιττές λεπτομέρειες.
Ελπίζουμε ότι με το βοήθεια αυτού του άρθρου , καταφέρατε να αποκτήσετε μια εικόνα για το τι πρέπει να κάνετε και να αποκτήσετε την επιτυχία της επιχείρησής σας από απόσταση. Σας ευχόμαστε καλή τύχη και ελπίζουμε να έχετε την ευκαιρία να εργαστείτε με ασφάλεια από την άνεση του σπιτιού τους.
