Πιθανότατα έχετε ακούσει τη λέξη «βάση δεδομένων» να έχει πεταχτεί στο παρελθόν. Η βάση δεδομένων είναι μια μεγάλη συλλογή πληροφοριών που βοηθά τους χρήστες να οργανώνουν, να προβάλλουν, να αναζητούν, να ανακτούν και να συλλέγουν δεδομένα. Εάν διαθέτετε μια βάση δεδομένων, χρειάζεστε τα κατάλληλα εργαλεία και εφαρμογές για να τη χειριστείτε και να αξιοποιήσετε στο έπακρο. Ειδικά για όσους εργάζονται σε ομαδικά περιβάλλοντα και πρέπει να μοιράζονται δεδομένα με άλλα άτομα (χρήστες, προγραμματιστές, αναθεωρητές κ.λπ.), η τέλεια λύση είναι Microsoft Access, και χρησιμοποιώντας το φύλλο εξαπάτησης της Access, θα είστε επαγγελματίας σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Κάντε τη δουλειά σας ευκολότερη χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες και τα εργαλεία της Access. Εάν πιστεύετε ότι είστε καλοί στο να διατηρείτε οργανωμένες τις πληροφορίες, η Access πρόκειται να σας εκτοξεύσει. Όταν δημιουργείτε ένα αρχείο στην Access, ουσιαστικά δημιουργείτε ένα αρχείο που περιέχει διαφορετικά μέρη της βάσης δεδομένων σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να διαιρέσετε τη βάση δεδομένων σας σε διαφορετικά, σχετικά μέρη για να διατηρήσετε τη διαχείριση εύκολη και γρήγορη. Αυτά τα στοιχεία ονομάζονται πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, αναφορές κ.λπ.
Μόλις ορίσετε όλα αυτά τα διαφορετικά στοιχεία, μπορείτε να διατηρήσετε τα πάντα με οργανωμένο τρόπο. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να μοιράζεστε και να παρέχετε πληροφορίες καθαρά και να δημιουργείτε ολόκληρα έργα σε ένα μόνο αρχείο. Ανεξάρτητα από τον σκοπό, η Access είναι σε θέση να βοηθήσει εσάς ή την επιχείρησή σας να διατηρήσει τις πληροφορίες σαφείς, ασφαλείς και οργανωμένες.
Αυτό το cheat sheet στοχεύει να εισαγάγει τους ανθρώπους στο πώς λειτουργούν οι νέες γενιές της Access. Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι μια τέτοια εφαρμογή γεμάτη λειτουργίες χρειάζεται λίγο χρόνο για να γίνει master. Είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε με μερικές συμβουλές και κόλπα για να ξεκινήσετε γρήγορα με την Access ή να ανανεώσετε τη μνήμη σας εάν είστε βετεράνος της Access.
- Συμβουλή: Εάν οι φίλοι σας, οι συνάδελφοί σας ή οι υπάλληλοί σας πρέπει να μάθουν περισσότερα για τη Microsoft Access, μην ντρέπεστε και μοιραστείτε αυτό το άρθρο! Η γνώση είναι δύναμη και έχετε τη δυνατότητα να βοηθήσετε τους άλλους να μάθουν μοιραζόμενοι.
Πώς να περιηγηθείτε στην κορδέλα Microsoft Access
Η διεπαφή με την οποία εργαζόμαστε μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στους νέους χρήστες. Ακολουθεί ένα μικρό infographic σχετικά με τη βασική διεπαφή της Access που βασίζεται στην Access 2016. Εάν είστε μπερδεμένοι με το τι είναι διαφορετικά στοιχεία, μην ανησυχείτε. Πηγαίνουμε σε βάθος σχετικά με την Κορδέλα, πίνακες δεδομένων, αντικείμενα και πολλά άλλα αργότερα στο άρθρο. Συνεχίστε να διαβάζετε!
Ευτυχώς για όσους εργάζονται με εφαρμογές του Office εδώ και λίγο καιρό, η διεπαφή της Access δεν είναι τόσο άγνωστη όσο νομίζατε. Οι καλοί φίλοι όπως η κορδέλα, η γραμμή Tell Me και η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης επιστρέφουν για να σας βοηθήσουν, ενώ το τμήμα δεδομένων της Access παραμένει καθαρό και ευανάγνωστο.
Εισαγωγή στη διεπαφή Ribbon
Το Ribbon υπήρξε σημαντικό μέρος των εφαρμογών σουίτας του Office, όπως η Access εδώ και πολλά χρόνια. Παρουσιάστηκε για πρώτη φορά στο Office 2007, σχεδιασμένο με ευκολότερη πλοήγηση. Δεν θα χρειαστεί ποτέ να χρησιμοποιήσετε παλιομοδίτικα μενού με πολλαπλά επίπεδα υπομενού με το Ribbon.
Η εξαιρετικά οπτική διεπαφή σάς βοηθά να εντοπίσετε γρήγορα τα εργαλεία που γνωρίζετε και αγαπάτε. Το Ribbon είναι ο κύριος τρόπος πλοήγησής σας στην Access, ανοίγοντας τις ευκαιρίες για μορφοποίηση κειμένου, εισαγωγή στοιχείων, εφαρμογή λειτουργιών, τροποποίηση της βάσης δεδομένων σας και πολλά άλλα.
Σε αντίθεση με προηγούμενες εκδόσεις της Access, το Ribbon σε νέες κυκλοφορίες όπως η Access 2016 και η Access 2019 έχει μια πιο επίπεδη, συμπαγή σχεδίαση που επιτρέπει λιγότερη ακαταστασία στην οθόνη σας που σας αποσπούν την εργασία σας. Αυτή η μινιμαλιστική διεπαφή δίνει στην Access μια μοντέρνα και κομψή εμφάνιση που την ξεχωρίζει από τους ανταγωνιστές.
Η τοποθεσία των εργαλείων και των λειτουργιών είναι περίπου η ίδια με τις προηγούμενες εκδόσεις, επομένως δεν πρέπει να αντιμετωπίζετε προβλήματα με την εύρεση των αγαπημένων σας εντολών. Αν δυσκολεύεστε, απλώς χρησιμοποιήστε τη νέα λειτουργία Tell Me.
Εργαστείτε πιο γρήγορα με τη γραμμή Tell Me
Η λειτουργία 'Πείτε μου τι θέλετε να κάνετε' ή απλώς 'Πείτε μου' στοχεύει στο να προσεγγίσετε εργαλεία ακόμα και αν δεν γνωρίζετε την ακριβή θέση τους στην Κορδέλα. Προστέθηκε για πρώτη φορά στις περισσότερες εφαρμογές του Office 2016 και κέρδισε την παραμονή του στο Office 2019 επίσης. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε κάνοντας κλικ πάνω του ακριβώς δίπλα στην τελευταία καρτέλα στην Κορδέλα ή πατώντας το Alt + Q πλήκτρα στο πληκτρολόγιό σας. Θα παρατηρήσετε ότι η λειτουργία σάς επιτρέπει να πληκτρολογείτε - αυτό είναι όταν μπορείτε να πείτε στην Access τι θέλετε να κάνετε.
Με βάση την καταχώρισή σας, η Access θα προτείνει εργαλεία που σχετίζονται με αυτό που ψάχνετε. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογείτε φύλλο ιδιοκτησίας Η γραμμή Tell Me θα εμφανίσει αυτόματα επιλογές που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε ένα φύλλο ιδιοτήτων, και μάλιστα προτείνει άλλα εργαλεία που σχετίζονται με το φύλλο.
Ακόμα κι αν θεωρείτε τον εαυτό σας γκουρού της Access, η λειτουργία Tell Me μπορεί να σας βοηθήσει να επιταχύνετε την εργασία σας. Δεν θα χρειαστεί ποτέ να σκάψετε την κορδέλα ή να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στο διαδίκτυο σε μια προσπάθεια να βρείτε ξανά μια λειτουργία.
Εξοικειωθείτε με την περιοχή των παρασκηνίων
Όταν κάνετε κλικ στο μενού Αρχείο στην Access (και σε άλλη εφαρμογή του Office), θα φτάσετε στην περιοχή που η Microsoft καλεί «παρασκήνια». Εδώ, αντί να βλέπετε μια καρτέλα με εντολές ευθυγραμμισμένες στην Κορδέλα, έχετε μια πλήρη προβολή πληροφοριών και διαφορετικών βασικών εργασιών για να ανοίξετε και να αποθηκεύσετε αρχεία, εκτυπώσεις και άλλες επιλογές κοινής χρήσης.
Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Αρχείο για να δείτε πληροφορίες σχετικά με το τρέχον ανοιχτό αρχείο σας. Αυτό σημαίνει να βλέπεις τον χρόνο που δημιουργήθηκε, την τελευταία τροποποίηση, τον κάτοχο, καθώς και το μέγεθος του αρχείου και πολλά άλλα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Compact & Repair ή να προσθέσετε προστασία με κωδικό πρόσβασης ως κάτοχος ενός αρχείου.
Ορισμός αντικειμένων βάσης δεδομένων στην Access
Τώρα που έχουμε κατεβάσει τη βασική διεπαφή, ήρθε η ώρα να εξοικειωθείτε με τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων που θα εργαστείτε στην Access. Αυτά τα αντικείμενα είναι αυτά που θα δείτε στο παράθυρο πλοήγησης στα αριστερά καθώς αρχίζουν να συνθέτουν τα έργα σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε αντικείμενα από την καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα και να τα τροποποιήσετε ανά πάσα στιγμή στο μέλλον για να προσαρμόσετε τις αλλαγές στη βάση δεδομένων σας. Ας ρίξουμε μια γρήγορη αναδρομή στις επιλογές αντικειμένου σας:
- Οι πίνακες αποθηκεύουν σχετικά δεδομένα σε σειρές (εγγραφές) και στήλες (πεδία). Λειτουργούν παρόμοια με τα κελιά στο Excel, πιθανότατα αποτελούν μεγάλο μέρος των έργων σας.
- Τα ερωτήματα προβάλλουν, υπολογίζουν, ταξινομούν, φιλτράρουν, αλλάζουν και εξετάζουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στους πίνακες σας.
- Οι φόρμες είναι προσαρμοσμένες οθόνες που σας επιτρέπουν να εισάγετε εύκολα νέα δεδομένα και να βλέπετε ήδη υπάρχοντα δεδομένα σε έναν πίνακα.
- Οι αναφορές εμφανίζουν δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε έντυπη μορφή, ιδανικό για έλεγχο και έλεγχο σφαλμάτων.
- Οι μακροεντολές μπορούν να αυτοματοποιήσουν επαναλαμβανόμενες εργασίες. Μπορείτε να εκτελέσετε μια μακροεντολή κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί ή πατώντας ένα πλήκτρο συντόμευσης που έχει εκχωρηθεί στη μακροεντολή.
- Οι ενότητες είναι ομάδες διαδικασιών, γραμμένες στη γλώσσα της Visual Basic και χρησιμοποιούνται επίσης για την αυτοματοποίηση εργασιών.
Τύποι δεδομένων πεδίου
Υπάρχουν πολλοί τρόποι εργασίας με πεδία στην Access που διευκολύνουν την αντιμετώπιση διαφορετικών έργων. Για παράδειγμα, ο ορισμός ενός πεδίου ως αριθμού παρά του κειμένου επιτρέπει στην Access να εκτελεί υπολογισμούς με αυτό το πεδίο.
Εδώ είναι μια γρήγορη αναδρομή στο διαφορετικούς τύπους δεδομένων μπορείτε να εισάγετε και τις συμπεριφορές τους:
- Σύντομο κείμενο: Αποθηκεύει έως και 255 χαρακτήρες κειμένου ή / και αριθμών.
- Μεγάλο κείμενο: Αποθηκεύει κείμενο έως 64.000 χαρακτήρες.
- Αριθμός: Αποθηκεύει αριθμούς και επιτρέπει την πραγματοποίηση υπολογισμών χρησιμοποιώντας ένα κελί δεδομένων.
- Ημερομηνία / Ώρα: Αποθηκεύει ημερομηνίες και / ή ώρες.
- Νόμισμα: Αποθηκεύει αριθμούς και σύμβολα που αντιπροσωπεύουν πραγματικά νομίσματα.
- AutoNumber: Εκχωρεί αυτόματα έναν μοναδικό αριθμό για κάθε εγγραφή.
- Ναι / Όχι: Αποθηκεύει τιμή Ναι ή Όχι.
- Αντικείμενο OLE: Αποθηκεύει αντικείμενα που έχουν δημιουργηθεί σε άλλες εφαρμογές, όπως υπολογιστικό φύλλο Excel, έγγραφο Word ή γραφικό PowerPoint.
- Υπερσύνδεσμος: Αποθηκεύει συνδέσμους στους οποίους μπορείτε να κάνετε κλικ για να ανοίξετε ιστότοπους ή αρχεία σε ένα δίκτυο.
- Συνημμένο: Σας επιτρέπει να επισυνάψετε ένα αρχείο ή μια εικόνα στη βάση δεδομένων σας.
- Μεγάλος αριθμός: Αποθηκεύει μια μη νομισματική, αριθμητική τιμή. (Διατίθεται μόνο στην Access 2019.)
Ξεκινήστε με ένα πρότυπο
Σας εκφοβίζονται ένα άδειο έγγραφο; Με την Access, έχετε μια τεράστια βιβλιοθήκη προτύπων που είναι ήδη ενσωματωμένη στην εφαρμογή για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε. Αυτό σας δίνει μια τεράστια γρήγορη εκκίνηση όταν εργάζεστε σε έργα οποιασδήποτε κλίμακας. Μπορείτε να βρείτε πολλά πρότυπα σε καθεμία από τις παρεχόμενες κατηγορίες, που σημαίνει ότι υπάρχει μεγάλη ποικιλία κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο. Ακόμα και μετά την επιλογή ενός προτύπου, έχετε ακόμα πολλές επιλογές για να επεξεργαστείτε πλήρως την προσαρμογή της βάσης δεδομένων σας αργότερα.
Πάντα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας
Αυτή είναι μια συμβουλή ακόμη και για τους βετεράνους της Access εκεί έξω. Πάντα, και εννοούμε, δημιουργείτε πάντα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας σε τακτική βάση. Ποτέ δεν ξέρετε τι μπορεί να συμβεί στα αρχεία σας στο μέλλον λόγω απροσδόκητων περιστάσεων. Μπορεί να είναι ένας σωτήρας για να έχετε άμεσα διαθέσιμα αντίγραφα ασφαλείας από το cloud ή από διαφορετικό υπολογιστή.
Χρήσιμες συντομεύσεις πρόσβασης που πρέπει να γνωρίζουν όλοι
Για να τερματίσουμε αυτό το cheat sheet, αποφασίσαμε να συμπεριλάβουμε μερικές από τις πιο χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου Access που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιταχύνετε την εργασία σας:
- Μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα μια νέα βάση δεδομένων πατώντας Ctrl + Ν .
- Για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή στο φύλλο δεδομένων ή τη φόρμα σας, πατήστε Σύμβολο Ctrl + Plus (+) στο πληκτρολόγιό σας.
- Μπορείτε να κάνετε μεγέθυνση και σμίκρυνση μιας σελίδας πατώντας το πλήκτρο Z.
- Εναλλαγή του παραθύρου πλοήγησης με F11 .
- Ανοίξτε την καρτέλα Εύρεση για αναζήτηση σε ένα φύλλο δεδομένων ή φόρμα με Ctrl + F .
- Μπορείτε να αποθηκεύσετε γρήγορα τη βάση δεδομένων σας με Ctrl + S .
Αν ψάχνετε για μια εταιρεία λογισμικού που μπορείτε να εμπιστευτείτε για την ακεραιότητα και τις έντιμες επιχειρηματικές πρακτικές της, μην ψάχνετε περισσότερο από το . Είμαστε πιστοποιημένος συνεργάτης της Microsoft και πιστοποιημένη επιχείρηση BBB που ενδιαφέρεται να φέρει στους πελάτες μας μια αξιόπιστη, ικανοποιητική εμπειρία στα προϊόντα λογισμικού που χρειάζονται. Θα είμαστε μαζί σας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από όλες τις πωλήσεις. Αυτή είναι η εγγύηση λογισμικού 360 μοιρών. Λοιπόν, τι περιμένετε? Καλέστε μας σήμερα +1 877 315 1713 ή στείλτε email στο sales@softwarekeep.com. Επίσης, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω της Ζωντανής συνομιλίας.
